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Das besondere elektronische Anwaltspostfach – von der passiven zur aktiven Nutzungspflicht

Die aktive Nutzungspflicht gilt ab dem 01.01.2022 bundesweit

3 – 2 – 1… der Countdown läuft – bereits seit dem 01.01.2020 kann durch Rechtsverordnung in den einzelnen Bundesländern festgelegt werden, dass Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Einreichung elektronischer Dokumente bei den Gerichten verpflichtet sind. Hiervon hat jedenfalls Schleswig-Holstein seit dem 01.01.2020 für den Gerichtszweig der Arbeitsgerichtsbarkeit und Bremen seit dem 01.01.2021 für alle Fachgerichtsbarkeiten mit der Ausnahme der Landessozialgerichtsbarkeit Niedersachsen-Bremen in Celle und der Verwaltungsgerichtsbarkeit Gebrauch gemacht. Zum 01.01.2022 gilt jedoch nunmehr die aktive Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) bundesweit. Welche Änderungen bringt nun die aktive Nutzungspflicht mit sich? Alle wesentlichen Vorteile und besondere Tipps zum Umgang mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach finden Sie hier in diesem Beitrag.

Kurz erklärt: Das besondere elektronische Anwaltspostfach

Bei dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach handelt es sich um ein allen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten zur Verfügung stehendes Postfach zur Teilnahme am elektronischen Postverkehr. Besonders in einer Gesellschaft, in der Fortschritt und die Digitalisierung eine zentrale Rolle spielen, hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches den Praxisablauf in Kanzleien und bei Gerichten erheblich erleichtert. Die Übermittlung von Schriftstücken an Kolleginnen und Kollegen sowie an Gerichte ist nunmehr schneller und effektiver möglich.

Die passive Nutzungspflicht

Bisher besteht für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte lediglich eine passive beA-Nutzungsplicht, die sich im Wesentlichen aus § 31 a Abs. 6 BRAO ergibt. § 31a Abs. 6 BRAO regelt hierzu die Verpflichtung von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, beA-Nachrichten zur Kenntnis zu nehmen, mithin diese zu empfangen. Eine Pflicht zur aktiven Nutzung, welche insbesondere den Versand von beA-Nachrichten umfasst, enthält diese Norm jedoch nicht. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten obliegt demnach die Pflicht, regelmäßig ihr beA dahin gehend zu überprüfen, ob Nachrichten eingegangen sind. In diesem Zusammenhang kann das beA auch bereits jetzt zum freiwilligen Versenden von Nachrichten genutzt werden. Festzustellen ist hierbei allerdings, dass sich die passive Nutzungspflicht für das beA nicht auf alle Bereiche erstreckt. Eine aktive beA-Nutzungspflicht ist beispielsweise bereits seit dem 01.01.2018 dahingehend festgeschrieben, dass eine Rücksendung von elektronischen Empfangsbekenntnissen nach § 174 Abs. 4 Satz 3 ZPO für die in § 174 Abs. 1 ZPO genannten professionellen Prozessbeteiligten vorgesehen ist.

Der Wechsel von der passiven zur aktiven Nutzungspflicht

§ 130 d ZPO, der ab dem 01.01.2022 in Kraft tritt, enthält nunmehr eine Nutzungspflicht des beA für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Behörden, juristische Personen des öffentlichen Rechts und für Zusammenschlüsse zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben.

Gemäß § 130 d ZPO sind vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, die durch einen Rechtsanwalt, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse einreicht werden, als elektronischen Dokument zu übermitteln. Soweit dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich ist, bleibt die Übermittlung nach allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.

Festzustellen ist hierbei, dass § 130 d ZPO die Nutzung eines bestimmten Kommunikationsmittels, mithin des beA, gerade nicht vorschreibt. Festgelegt ist vielmehr, dass die Prozessbevollmächtigten verpflichtet sind, ihre Schriftsätze und Anlagen, Anträge und Erklärungen, etc. als elektronisches Dokument zunächst zu speichern und dann aktiv an die Gerichte auf elektronischem Wege zu übermitteln. Hintergrund der Neuregelung ist damit, eine Vereinheitlichung der Kommunikation dahingehend zu schaffen, dass nunmehr keine Papierdokumente mehr an die Gerichte übersandt werden, die durch zu einem erheblichen Druck- und Scanaufwand und mithin zur Bindung von Arbeitsressourcen führen.

Die ab dem 01.01.2022 in Kraft tretende Regelung zur aktiven Nutzungspflicht des beA ist damit vor allem auch vor dem Hintergrund zu begrüßen, dass hiermit Umweltressourcen sowie Arbeitskapazitäten eingespart werden. Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass jedenfalls zum 01.01.2026 in allen Gerichtszweigen die elektronische Gerichtsakte eingeführt wird. Soweit diese bisher freiwillig an den Gerichten geführt wird und von ihrer Umsetzung kaum Gebrauch gemacht wird, da viele Juristinnen und Juristen die Arbeit in der Papierakte bevorzugen, ist auch die Einführung der elektronischen Akte insbesondere im Hinblick auf unsere begrenzten Umweltressourcen zu begrüßen.

Was gilt es zu beachten?

Um Haftungsfälle zu vermeiden, gilt es sich nunmehr mit der ab dem 01.01.2022 geltenden Gesetzeslage vertraut zu machen. Die vor allem vor dem Hintergrund, dass Dokumente, die jedenfalls anders als in elektronischer Form bei den Gerichten eingereicht werden, unwirksam sind. So erfolgt beispielsweise im Falle der Einreichung der Klage eine Abweisung durch Prozessurteil, sofern die vorgeschriebene Form nicht eingehalten ist. Im Hinblick auf nicht formgerecht eingereichte Schriftsätze, etc. wird nach Fristablauf eine Wiedereinsetzung in der Regel aufgrund eines Organisationsverschuldens der Rechtsanwältin oder des Rechtsanwaltes abzulehnen sein. Im Rahmen dessen wird das Argument der Rechtsanwältin oder des Rechtsanwaltes, dass sie bzw. er in Unkenntnis über die einschlägigen neuen gesetzlichen Regelungen war, nicht durchgreifen.

Soweit alternativ zu dem beA nach § 4 Abs. 1 ERVV bei der Übermittlung elektronischer Dokumente verschiedene zugelassene Übermittlungswege genutzt werden können, bietet es sich jedoch insbesondere für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte an, das beA zu verwenden. Als Basis für die Arbeit mit dem beA gilt hierbei, dass Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte als Grundausstattung eine beA-Karte Basis und einen Chipkarten-Leser benötigen. Die entsprechende beA-Karte kann jede Rechtsanwältin bzw. jeder Rechtsanwalt bei der Bundesnotarkammer bestellen. Voraussetzung für die Bestellung ist beA-SAFE-ID bzw. die persönliche Antragsnummer der Rechtsanwältin bzw. des Rechtsanwaltes, die die Bundesrechtsanwaltskammer per Post jedem Anwalt im Juni 2016 zugesandt hat. Für neu zugelassene Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte wird jedenfalls eine beA-Safe-ID bereitgestellt. Nach Erhalt der beA-Karte Basis kann diese jedenfalls nachträglich zur beA-Karte-Signatur ohne Kartentausch aufgewertet werden. Die beA-Karte-Signatur bietet hierbei die Möglichkeit zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne von § 130a Abs. 3 S. 1 ZPO.

Darüber hinaus sollten sich die Nutzerinnen und Nutzer des beA-Postfaches mit den Anforderungen der elektronischen Dokumente vertraut machen. Hierzu sind jedenfalls Regelungen im ERVV enthalten. Beispielsweise sieht § 2 Abs. 1 ERVV vor, dass das elektronische Dokument in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln ist.

Fazit

Im Ergebnis ist festzustellen, dass die Einführung der aktiven beA Nutzungspflicht erhebliche Vorteile mit sich bringt, die im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung sowie die unbedingt erforderliche Einsparung von Umweltressourcen als längst überfällig erscheint.
Vor dem Hintergrund, dass es nunmehr gilt, Haftungsfälle zu vermeiden, die durch nicht formgerecht eingereichte Schriftsätze, Anlagen, Anträge und Erklärungen etc. hervorgerufen werden könnten, sollten nunmehr grade Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die ihre Schriftsätze etc. an die Gerichte bislang postalisch versandt haben, sich zur beA Thematik informieren, um sich mit dieser anzufreunden und das beA jedenfalls ab dem 01.01.2022 aktiv nutzen zu können.
Hierbei sollten sich die rund 165.700 zugelassenen Kolleginnen und Kollegen nicht scheuen, frühzeitig verschiedenste Informationsplattformen zu nutzen. Verschiedenste Anbieter bieten hierbei beispielsweise Webinare an, die sich mit der aktiven beA Nutzungspflicht beschäftigen.

– Rechtsanwältin Anna Dorina Lang, HFBP Gießen

Dr. Hahne, Fritz, Bechtler & Partner - HFBP Rechtsanwälte und Notar

Dr. Hahne, Fritz, Bechtler & Partner - HFBP Rechtsanwälte und Notar

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Die aktive Nutzungspflicht gilt ab dem 01.01.2022 bundesweit

3 – 2 – 1… der Countdown läuft – bereits seit dem 01.01.2020 kann durch Rechtsverordnung in den einzelnen Bundesländern festgelegt werden, dass Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Einreichung elektronischer Dokumente bei den Gerichten verpflichtet sind. Hiervon hat jedenfalls Schleswig-Holstein seit dem 01.01.2020 für den Gerichtszweig der Arbeitsgerichtsbarkeit und Bremen seit dem 01.01.2021 für alle Fachgerichtsbarkeiten mit der Ausnahme der Landessozialgerichtsbarkeit Niedersachsen-Bremen in Celle und der Verwaltungsgerichtsbarkeit Gebrauch gemacht. Zum 01.01.2022 gilt jedoch nunmehr die aktive Nutzungspflicht des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) bundesweit. Welche Änderungen bringt nun die aktive Nutzungspflicht mit sich? Alle wesentlichen Vorteile und besondere Tipps zum Umgang mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach finden Sie hier in diesem Beitrag.

Kurz erklärt: Das besondere elektronische Anwaltspostfach

Bei dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach handelt es sich um ein allen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten zur Verfügung stehendes Postfach zur Teilnahme am elektronischen Postverkehr. Besonders in einer Gesellschaft, in der Fortschritt und die Digitalisierung eine zentrale Rolle spielen, hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches den Praxisablauf in Kanzleien und bei Gerichten erheblich erleichtert. Die Übermittlung von Schriftstücken an Kolleginnen und Kollegen sowie an Gerichte ist nunmehr schneller und effektiver möglich.

Die passive Nutzungspflicht

Bisher besteht für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte lediglich eine passive beA-Nutzungsplicht, die sich im Wesentlichen aus § 31 a Abs. 6 BRAO ergibt. § 31a Abs. 6 BRAO regelt hierzu die Verpflichtung von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, beA-Nachrichten zur Kenntnis zu nehmen, mithin diese zu empfangen. Eine Pflicht zur aktiven Nutzung, welche insbesondere den Versand von beA-Nachrichten umfasst, enthält diese Norm jedoch nicht. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten obliegt demnach die Pflicht, regelmäßig ihr beA dahin gehend zu überprüfen, ob Nachrichten eingegangen sind. In diesem Zusammenhang kann das beA auch bereits jetzt zum freiwilligen Versenden von Nachrichten genutzt werden. Festzustellen ist hierbei allerdings, dass sich die passive Nutzungspflicht für das beA nicht auf alle Bereiche erstreckt. Eine aktive beA-Nutzungspflicht ist beispielsweise bereits seit dem 01.01.2018 dahingehend festgeschrieben, dass eine Rücksendung von elektronischen Empfangsbekenntnissen nach § 174 Abs. 4 Satz 3 ZPO für die in § 174 Abs. 1 ZPO genannten professionellen Prozessbeteiligten vorgesehen ist.

Der Wechsel von der passiven zur aktiven Nutzungspflicht

§ 130 d ZPO, der ab dem 01.01.2022 in Kraft tritt, enthält nunmehr eine Nutzungspflicht des beA für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Behörden, juristische Personen des öffentlichen Rechts und für Zusammenschlüsse zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben.

Gemäß § 130 d ZPO sind vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, die durch einen Rechtsanwalt, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse einreicht werden, als elektronischen Dokument zu übermitteln. Soweit dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich ist, bleibt die Übermittlung nach allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.

Festzustellen ist hierbei, dass § 130 d ZPO die Nutzung eines bestimmten Kommunikationsmittels, mithin des beA, gerade nicht vorschreibt. Festgelegt ist vielmehr, dass die Prozessbevollmächtigten verpflichtet sind, ihre Schriftsätze und Anlagen, Anträge und Erklärungen, etc. als elektronisches Dokument zunächst zu speichern und dann aktiv an die Gerichte auf elektronischem Wege zu übermitteln. Hintergrund der Neuregelung ist damit, eine Vereinheitlichung der Kommunikation dahingehend zu schaffen, dass nunmehr keine Papierdokumente mehr an die Gerichte übersandt werden, die durch zu einem erheblichen Druck- und Scanaufwand und mithin zur Bindung von Arbeitsressourcen führen.

Die ab dem 01.01.2022 in Kraft tretende Regelung zur aktiven Nutzungspflicht des beA ist damit vor allem auch vor dem Hintergrund zu begrüßen, dass hiermit Umweltressourcen sowie Arbeitskapazitäten eingespart werden. Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass jedenfalls zum 01.01.2026 in allen Gerichtszweigen die elektronische Gerichtsakte eingeführt wird. Soweit diese bisher freiwillig an den Gerichten geführt wird und von ihrer Umsetzung kaum Gebrauch gemacht wird, da viele Juristinnen und Juristen die Arbeit in der Papierakte bevorzugen, ist auch die Einführung der elektronischen Akte insbesondere im Hinblick auf unsere begrenzten Umweltressourcen zu begrüßen.

Was gilt es zu beachten?

Um Haftungsfälle zu vermeiden, gilt es sich nunmehr mit der ab dem 01.01.2022 geltenden Gesetzeslage vertraut zu machen. Die vor allem vor dem Hintergrund, dass Dokumente, die jedenfalls anders als in elektronischer Form bei den Gerichten eingereicht werden, unwirksam sind. So erfolgt beispielsweise im Falle der Einreichung der Klage eine Abweisung durch Prozessurteil, sofern die vorgeschriebene Form nicht eingehalten ist. Im Hinblick auf nicht formgerecht eingereichte Schriftsätze, etc. wird nach Fristablauf eine Wiedereinsetzung in der Regel aufgrund eines Organisationsverschuldens der Rechtsanwältin oder des Rechtsanwaltes abzulehnen sein. Im Rahmen dessen wird das Argument der Rechtsanwältin oder des Rechtsanwaltes, dass sie bzw. er in Unkenntnis über die einschlägigen neuen gesetzlichen Regelungen war, nicht durchgreifen.

Soweit alternativ zu dem beA nach § 4 Abs. 1 ERVV bei der Übermittlung elektronischer Dokumente verschiedene zugelassene Übermittlungswege genutzt werden können, bietet es sich jedoch insbesondere für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte an, das beA zu verwenden. Als Basis für die Arbeit mit dem beA gilt hierbei, dass Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte als Grundausstattung eine beA-Karte Basis und einen Chipkarten-Leser benötigen. Die entsprechende beA-Karte kann jede Rechtsanwältin bzw. jeder Rechtsanwalt bei der Bundesnotarkammer bestellen. Voraussetzung für die Bestellung ist beA-SAFE-ID bzw. die persönliche Antragsnummer der Rechtsanwältin bzw. des Rechtsanwaltes, die die Bundesrechtsanwaltskammer per Post jedem Anwalt im Juni 2016 zugesandt hat. Für neu zugelassene Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte wird jedenfalls eine beA-Safe-ID bereitgestellt. Nach Erhalt der beA-Karte Basis kann diese jedenfalls nachträglich zur beA-Karte-Signatur ohne Kartentausch aufgewertet werden. Die beA-Karte-Signatur bietet hierbei die Möglichkeit zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne von § 130a Abs. 3 S. 1 ZPO.

Darüber hinaus sollten sich die Nutzerinnen und Nutzer des beA-Postfaches mit den Anforderungen der elektronischen Dokumente vertraut machen. Hierzu sind jedenfalls Regelungen im ERVV enthalten. Beispielsweise sieht § 2 Abs. 1 ERVV vor, dass das elektronische Dokument in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln ist.

Fazit

Im Ergebnis ist festzustellen, dass die Einführung der aktiven beA Nutzungspflicht erhebliche Vorteile mit sich bringt, die im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung sowie die unbedingt erforderliche Einsparung von Umweltressourcen als längst überfällig erscheint.
Vor dem Hintergrund, dass es nunmehr gilt, Haftungsfälle zu vermeiden, die durch nicht formgerecht eingereichte Schriftsätze, Anlagen, Anträge und Erklärungen etc. hervorgerufen werden könnten, sollten nunmehr grade Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die ihre Schriftsätze etc. an die Gerichte bislang postalisch versandt haben, sich zur beA Thematik informieren, um sich mit dieser anzufreunden und das beA jedenfalls ab dem 01.01.2022 aktiv nutzen zu können.
Hierbei sollten sich die rund 165.700 zugelassenen Kolleginnen und Kollegen nicht scheuen, frühzeitig verschiedenste Informationsplattformen zu nutzen. Verschiedenste Anbieter bieten hierbei beispielsweise Webinare an, die sich mit der aktiven beA Nutzungspflicht beschäftigen.

– Rechtsanwältin Anna Dorina Lang, HFBP Gießen

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