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beA – Das besondere elektronische Anwaltspostfach

Erfahrungsbericht und Anleitung für die Einrichtung

In diesem Beitrag möchte ich eine kurze Einführung in das besondere elektronische Anwaltspostfach (kurz: beA) geben. Technikaffine Juristen wird es freuen, dass in (ferner) Zukunft mit beA die Papierakten weitestgehend verschwinden sollen. Für Technikmuffel und Anwälte alter Schule scheint es jedoch mehr eine Last zu sein. Noch immer soll es Anwälte geben, die sich sträuben ihr beA empfangsbereit zu halten. Dabei gilt bereits seit dem 01.01.2018 die sogenannte passive Nutzungspflicht, vgl. § 31a Abs. 6 BRAO. Das bedeutet, dass man das besondere elektronische Anwaltspostfach empfangsbereit einrichten muss, um Schriftstücke elektronisch zu erhalten.

Tut man dies nicht, läuft man Gefahr, dass Schriftstücke zugestellt werden, die man jedoch nicht als zugestellt wahrnimmt. Dies kann zu erheblichen Haftungsfällen führen. Erst kürzlich hat etwa das Bundesarbeitsgericht festgestellt, dass für Organisationsverschulden beim beA dieselben Kriterien anzusetzen sind, wie bei einem herkömmlichen Fax (BAG, Beschl. v. 07.08.2019, Az. 5 AZB 16/19). Besondere Furore sorgte das „beA- gate“ mit etlichen technischen Problemen zum geplanten Starttermin, sowie diversen Sicherheitsbedenken. Der Ärger ist verständlich, denn die sogenannte BeA-Umlage müssen die Anwälte selbstverständlich selber zahlen (knapp 48,50 € pro Jahr).

Was genau ist das besondere elektronische Anwaltspostfach und wie funktioniert es?

Das Arbeitsprinzip von beA ist grundsätzlich leicht erklärt. Es fungiert als eine Art elektronischer Briefkasten, zu dem jeder Anwalt mittels einer eigenen, elektronischen Karte Zugang hat. Dadurch sollen elektronische Dokumente empfangen und versendet werden können. Dabei soll eine sichere Kommunikation zwischen Anwälten und Behörden/Gerichten sowie untereinander gewährleistet werden. In der ZPO etwa wird dies in § 130a ZPO normiert. Denn Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur sind der manuellen Unterschrift per Gesetz gleichgestellt.

Eigentlich recht simpel. Eigentlich…

Denn wer sich bereits mit den Berufspflichten eines Rechtsanwalts auseinandergesetzt hat, wird wissen, dass gerade der kommunikative Austausch besonders im Lichte der Verschwiegenheitspflicht kritisch zu betrachten ist.

Bleiben wir beim Briefkastenbeispiel. Das beA- Postfach soll etwa nicht jeder öffnen können, der einen einfachen Schlüssel hat. Hier funktioniert der Zugang nur mit mehreren Sicherheitshürden. Zuerst braucht es einen zertifizierten Anwender (Rechtsanwalt oder Rechtsanwaltsfachangestellte), dann braucht es einen Schlüssel (dies ist beim beA die elektronische Karte), sowie eine PIN.

Wollt ihr daneben auch signierte Dokumente verschicken (etwa eine Klageschrift), dann müsst ihr zusätzlich eine sogenannte „zertifizierte Signatur“ auf eure Karte laden. Diese kostet mehr, als die einfache Basiskarte (siehe unten). Diese Signatur ersetzt dann eure Unterschrift, weshalb sie nicht an Dritte (auch nicht an Rechtsanwaltsfachangestellte) abgegeben werden darf. Die Rechtsanwaltsfachangestellten bekommen eine gesonderte beA-Karte, um einfache Posteingänge zu erledigen.

Wie richte ich beA ein?

Bis es jedoch soweit ist, ein eigenes funktionierendes beA-Postfach einzurichten, braucht es viele Schritte. Diese will ich Schritt für Schritt durchgehen und aufzeigen, dass es kein technisches know-how braucht, um das Postfach einzurichten.

1. Zunächst müsst Ihr auf der Homepage der Bundesnotarkammer eine beA-Karte bestellen. Die Basiskarte reicht, wenn ihr keine signierten Dokumente (etwa Klageschriften) per beA versenden wollt. Diese Basis-Karte kostet aktuell 29,90 Euro netto. Die Karte mit Signaturauflademöglichkeit kostet 49,90 Euro netto.

2. Als nächstes müsst ihr ein geeignetes Kartenlesegerät kaufen. Auf der Seite der Bundesnotarkammer werden euch die erfahrungsgemäß geeignetsten Kartenlesegeräte vorgeschlagen. Wichtig ist, dass man mit ihnen die PIN eingeben kann. Dieses wird auf dem Computer als Hardware per USB installiert.

3. In der Regel wird diese Karte nach eurer Zulassung direkt an die zuständige Rechtsanwaltskammer versendet. Beim Vereidigungstermin könnt ihr diese dann abholen. Diese ist genauso groß wie euer Personalausweis und weist euren Namen sowie eine individuelle Kartennummer auf. Nach der Entgegennahme der Karte müsst ihr nur noch einen per E-Mail versendeten Link anklicken, mit dem ihr den Erhalt eurer beA-Karte bestätigt. Danach wird euch umgehend per gesondertem Brief die PIN mitgeteilt.

4. Nunmehr muss ein sogenannter „beA-Client“, einfach ausgedrückt: eine Software für beA, heruntergeladen werden, damit das Gerät samt Karte überhaupt erkannt wird.

5. Als letzten Schritt gilt es, beA einzurichten. Hierfür bietet beA auch eine Anleitung im Internet an, die euch Schritt für Schritt durch die Einrichtung führt. Dafür schließt ihr zunächst das Kartenlesegerät per USB an. Dann öffnet ihr die beA-Homepage. Erst jetzt steckt ihr die beA Karte in das Kartenlesegerät und folgt der Anleitung auf der Homepage. Nun solltet ihr aufgefordert werden, mehrfach eure PIN (welche ihr per Brief erhalten habt) einzugeben. Wenn dies funktioniert hat, sollte euer beA nunmehr für Posteingänge eingerichtet sein.

Solltet ihr euch für die Variante „beA- Signatur“ entschieden haben, so sind ein paar Schritte mehr durchzuführen. Die Signaturvariante könnt ihr zudem auch nachträglich noch bestellen. Da diese qualifizierte Signatur eure Unterschrift ersetzen kann, müsst ihr natürlich auch einen besonderen Identifikationsprozess durchlaufen. Ihr müsst den gesonderten Signaturantrag entweder beim Notar oder bei der Rechtsanwaltskammer („Kammer-Identverfahren“) durch Vorlage eures Personalausweises unterschreiben. Ich würde euch raten, dies gleich beim Vereidigungstermin bei der Rechtsanwaltskammer zu erledigen, da das Kammer-Identverfahren bei den meisten Rechtsanwaltskammern kostenlos ist. Beim Notar fallen eventuell Gebühren an.

Nachdem ihr euch dort verifiziert habt, erhaltet ihr wieder eine Mail, die euch Schritt für Schritt durch den „Aufladeprozess“ eurer Signatur führt. Hierfür solltet ihr Java auf eurem Rechner installiert haben. Auch hier müsst ihr einen Link in einer E-Mail anklicken, welche euch durch den ganzen Prozess leitet.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es auch bei beA (wie bei jeder großen Neuerung) zu dem ein oder anderen Problem kommen kann. Nichtsdestotrotz sind Anwälte (aufgrund der bereits geltenden passiven Nutzungspflicht) dazu gehalten, ein funktionierendes Postfach zu führen und sich mit der Materie auseinanderzusetzen. Die Einrichtung ist nicht so kompliziert wie es zunächst scheint, da man in den meisten Fällen Schritt für Schritt angeleitet wird. Zudem bieten gängige Anwaltssoftwares geeignete Schnittstellen für das beA an, welche ein effektives Arbeiten ermöglichen.

– Sinan