Umgang mit der COVID19-Situation innerhalb der Kanzlei HFBP

Der Beginn der Pandemie liegt nun knapp 1,5 Jahre zurück und wir mussten lernen, mit der Situation sowohl im privaten als auch beruflichen Bereich umzugehen. Jetzt ist es an der Zeit, ein Resümee zu ziehen und einen kleinen Einblick zu verschaffen, wie wir als Kanzlei mit dem bestimmenden Thema Corona umgegangen sind.

Aller Anfang ist schwer

Ganz zu Beginn der Pandemie stand – neben der anwaltlichen Tätigkeit – zunächst wie bei allen Unternehmen ein ganz grundsätzliches Problem im Raum: Wie gewährleisten wir die größtmögliche Sicherheit aller Mitarbeitenden und stellen dabei gleichzeitig sicher, dass die während des Kanzleialltags anfallenden Aufgaben erledigt werden? Der überwiegende Teil der Kanzleimitarbeitenden war von Kindergarten- und/oder Schulschließungen betroffen, was selbstverständlich ebenfalls in Einklang gebracht werden muss.

Um diese ganzen organisatorischen Herausforderungen so effizient wie möglich zu gestalten und zu vermeiden, dass Anfragen von A nach B weiter an C getragen wurden, wurde in unserer Kanzlei ein Notfallteam eingerichtet, welches in der ganzen Zeit erster Ansprechpartner rund um sämtliche Corona Themen war und den Überblick behielt; dies empfand ich als überaus sinnvoll.

Bei einer Kanzlei mit Standorten in Berlin, Frankfurt, Gießen und Hannover ist jedoch auch klar, dass während einer Pandemie eine einheitliche Linie, an der sich alle orientieren können, gefunden und eine Vielzahl offener Fragen, insbesondere durch die „Corona Task Force“, geklärt werden muss.

Wie können wir als Kanzlei, bei der eine Vielzahl unserer Anwälte in Person standortübergreifend arbeitet und dementsprechend Mandantentermine mit Kollegen an einem anderen Kanzleistandort wahrnimmt, die Sicherheit aller Mitarbeitenden gewährleisten? Was wäre, wenn sich eine Person mit dem Virus infiziert, an einen anderen Standort reist, um an Teamabstimmungen oder Mandantenterminen teilzunehmen und erst kurz nach der Rückkehr die Infektion positiv festgestellt wird?

Insbesondere zu Beginn der Pandemie hätte – von den (langfristigen) gesundheitlichen Einschränkungen und Risiken, die mit der Infektion für die Betroffenen einhergehen ganz zu schweigen – dies in unserem Fall dazu geführt, dass faktisch aufgrund der geltenden Quarantänereglungen personelle Ausfälle an zwei oder mehr Standorten hätten aufgefangen werden müssen. Zum größtmöglichen Schutz aller Personen stand aus Sicht der Partneranwälte schnell fest, dass bis auf Weiteres eine standortübergreifende Tätigkeit unterbleiben muss.

Die Auswirkungen der Pandemie auf unsere Mandantschaft

Doch was ist nun mit den angesetzten Besprechungsterminen mit den Mandanten?

Der überwiegende Teil der Kommunikation läuft nach wie vor in der anwaltlichen Praxis mittels E-Mail oder Telefon. Viele offene Fragen oder Angelegenheit lassen sich bereits auf diesem kurzen Dienstweg klären. Auch die Recherche läuft ausschließlich online, sodass sich diesbezüglich das anwaltliche Arbeiten aus meiner Sicht nicht maßgeblich verändert hat.

Die anwaltliche Tätigkeit lebt aber m. E. unverändert insbesondere von den Besprechungen, die entweder in der Kanzlei oder in unserem Fall vor Ort in der Praxis oder der Klinik unserer Mandanten stattfinden. Diese sind in den Zeiten des Lockdowns fast vollständig ausgeblieben und auch dazwischen fanden sie ausschließlich in überaus eingeschränktem Umfang statt.

Sich gegenüber zu sitzen, ein Gesicht zur Stimme bzw. zu dem Namen zu bekommen, im persönlichen Gespräch die Anliegen zu besprechen, gemeinsam mit dem Mandanten erste Lösungsansätze zu entwickeln, sich auszutauschen und das weitere Vorgehen abzustimmen, ist in dem überwiegenden Teil der Fälle deutlich angenehmer und für mich persönlich wertvoller. Zudem sind solche Termine für alle Seiten nachhaltiger und führen oftmals schneller zu dem gewünschten Ergebnis als nicht enden wollende E-Mail-Korrespondenz, bei der oftmals bestimmte Sachverhalte (zu Beginn) nicht wie beabsichtigt dargelegt und missverstanden werden, oder Telefonate, die zudem ggf. aufgrund technischer Probleme verfrüht abbrechen.

Bei einer Kanzlei mit vier Standorten in Deutschland und fast 30 Anwältinnen und Anwälten kommt da ganz schnell einiges an Terminkoordination zusammen. Wir mussten insofern schnellstmöglich scannen, ob die Termine unter Einhaltung aller Hygienemaßnahmen dennoch stattfinden konnten oder aufgrund der Personenanzahl per Video- bzw. Telefonkonferenz abgehalten werden mussten.

Anwaltschaft und Technik: Alles eine Frage der Zeit?!

Zwar war der Anfang holprig, und auch jetzt läuft nicht immer alles wie erhofft. Gerade im Austausch mit Kollegen und Mandanten war es jedoch beruhigend zu wissen, dass jeder mit den gleichen Problemen diesbezüglich zu kämpfen hatte. Man merkte jedoch mit der Zeit, dass sich alle an die Situation ja fast schon gewöhnt haben und nunmehr die Zahl insbesondere der Videokonferenz im Vergleich zu vorher erheblich angestiegen und nicht davon auszugehen ist, dass diese wieder zu fast 100% in persönliche Besprechungstermine gewandelt werden.

Insbesondere der zeitliche und auch finanzielle Vorteil von Videokonferenzen für alle Beteiligten ist nicht wegzudiskutieren, wobei selbstverständlich die persönlichen Gespräche live vor Ort m. E. in der anwaltlichen Praxis notwendig sind. Videokonferenzen oder auch hybride Formen – wie bei Fortbildungsveranstaltungen und Seminaren – werden bleiben und die neue Realität bilden.

Umso wichtiger ist es nunmehr, auch stets auf dem neuesten Stand der Technik zu sein. Selbstverständlich ist jeder Arbeitsplatz bei uns mit der notwendigen Tools hierfür ausgestattet, doch sind wir mal ehrlich: wenn ich mich nicht mit sämtlichen Funktionen meines Computers oder Telefons auseinandersetzen muss und man – so wie zugegebenermaßen ich – nicht allzu technikaffin ist, verbringt man seine Zeit gerne mit anderen Dingen als mit unzähligen Probeläufen, Programmdownloads und/oder Telefonaten mit der IT-Abteilung, um zu klären, welches Häkchen an welcher Stelle gesetzt werden muss, damit der Ton bei der Videokonferenz nicht am anderen Ende des Zimmers zu vernehmen ist.

Die Pandemie hat uns erstmalig gezeigt, dass unsere anwaltliche Branche – im Gegensatz zu vielen anderen Berufssparten – doch noch nicht so weit ist, wie von den meisten erhofft.

Klar, die Digitalisierung macht auch vor den Kanzleien nicht Halt – siehe die Korrespondenz mit Gerichten mittels beA oder nunmehr auch die grundsätzlichen Möglichkeiten des Abhaltens der Gerichtsverhandlung oder Ausschusssitzungen per Videokonferenz.

Dass nunmehr alle Schriftstücke gescannt werden und der Großteil der Akten ausschließlich elektronisch geführt wird, erleichtert uns das mobile Arbeiten und bietet dadurch auch eine gewisse Flexibilität, die es vor Jahren noch nicht gegeben hat. Es ist dennoch nicht von der Hand zu weisen, dass die Idee des „working, full time remote“ im anwaltlichen Bereich derzeit (noch) an seine Grenzen stößt. Dies mag aber vielleicht nur eine persönliche Einschätzung sein, da ich derzeit das Arbeiten in der Kanzlei dem Arbeiten vom heimischen Schreibtisch ohnehin vorziehe, da hierdurch der Austausch mit den Kollegen bei der gemeinsamen Bearbeitung von Mandantenanliegen meiner Erfahrung nach doch deutlich einfacher und schneller möglich ist.

Aber ggf. mag dies nur eine Frage der Zeit sein?! Vor knapp 20 Jahren wurden die Grundsteine zum Führen von elektronischen Prozessakten gelegt und das anwaltliche Arbeiten auch außerhalb der Kanzleiräume nimmt stetig zu – wer weiß also was in 20 Jahren sein wird!

Fazit

Wir haben alle viel in diesen 18 Monaten erlebt und vor allem gelernt, sowohl über uns persönlich als auch beruflich. Wir haben sicher durchaus auch Fehler, aber wahrscheinlich als Team unbewusst vieles ganz arg richtig gemacht!

Jetzt liegt es an uns, die gesammelten Erkenntnisse hieraus für die Zukunft mitzunehmen…

– Rechtsanwältin Ann-Kathrin Pfeifer, HFBP Frankfurt