Erfahrungsbericht und Tipps zur Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs

Bereits im Studium hast du vielleicht davon gehört. Im Referendariat konntest du deinen Ausbilder zeitweilig darüber fluchen hören. Und spätestens mit der Zulassung zum Rechtsanwalt kommst du nun selbst in den Genuss der Nutzung. Die Rede ist natürlich vom beA. Der folgende Erfahrungsbericht soll dir einen Einblick in die Funktion des beA und Tipps zur Nutzung geben.

Was genau ist eigentlich das beA?

In Deutschland verfügt jeder zugelassene Rechtsanwalt über ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA). Hierdurch soll eine sichere elektronische Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und anderen Akteuren des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) sichergestellt werden. Für Rechtsanwälte gilt seit dem 01.01.2018 die in § 31a Abs. 6 BRAO geregelte passive Nutzungspflicht. Entsprechend ist jeder Anwalt verpflichtet, die für die Nutzung des beA erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen zur Kenntnis zu nehmen. Den Nachrichteneingang zu prüfen, obliegt entsprechend bereits jetzt jedem Rechtsanwalt. Freiwillig kann das beA aber bereits derzeit auch zum Senden von Nachrichten verwendet werden. Eine generelle aktive Nutzungspflicht ist erst ab dem 01.01.2022 anvisiert. Spätestens ab dann sind den Gerichten Schriftsätze elektronisch zu übermitteln.

JurCase informiert:
In verschiedenen Bereichen ist auch derzeit eine aktive Nutzungspflicht vorgeschrieben: So ist bei gerichtlichen Zustellungen nach § 174 Abs. 3 ZPO bereits jetzt ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) abzugeben. Zudem ist teilweise bereits durch Verordnungen der jeweiligen Landesregierungen eine aktive Nutzungspflicht in Kraft getreten: So ist z. B. in Schleswig-Holstein die beA-Nutzung für die Arbeitsgerichtsbarkeit bereits seit dem 01.01.2020 vorgeschrieben, obwohl § 46g ArbGG bundesweit erst am 01.01.2022 in Kraft tritt. Und auch in Bremen gilt seit dem 01.01.2021 für Rechtsanwälte, Notare, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts, dass vorbereitende Schriftsätze nebst Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen bei dem Arbeitsgericht Bremen-Bremerhaven, dem Landesarbeitsgericht Bremen, dem Sozialgericht Bremen und dem Finanzgericht Bremen ausschließlich elektronisch einzureichen sind.

Wie nutze ich das beA?

Die Nutzung des beA wird seitens der BRAK kurz und harmlos beschrieben. Die entsprechenden Merkblätter erhältst du teilweise bereits vor deiner Vereidigung ausgehändigt, die Informationen sind aber auch auf der Internetpräsenz der BRAK bzw. der BNotK zu finden.

Kurz gesagt, musst du nur das beA-Postfach in eurem Webbrowser einrichten und aktivieren. Zunächst beantragst du hierfür eine beA-Karte für dich selbst als Berufsträger sowie eigene Karten für deine Mitarbeiter. Zudem brauchst du ein Kartenlesegerät und ggf. eine qualifizierte elektronische Signatur. Dann lädst du die Client-Security herunter, installiert sie und nimmst eine Erstregistrierung vor. Denk daran, die nötigen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für dein eigenes Postfach an deine Mitarbeiter zu vergeben.

Während des Schreibens bin ich hin- und hergerissen, wie detailliert ich dir von meiner derzeitigen beA-Nutzung berichten soll, ohne dich vollends zu verschrecken. Den Regeln der konstruktiven Kritik folgend beginne ich zunächst mit einer positiven Feststellung: Die Einführung eines einheitlichen elektronischen Rechtsverkehrs sowie die Nutzung desselben ist sowohl im Hinblick auf die Schnelligkeit des Rechtsverkehrs als auch als eine ressourcenschonende Arbeitstechnik extrem positiv zu bewerten. Allerdings ist die derzeitige Nutzung – vorsichtig ausgedrückt – noch mit einigen Stolpersteinen gepflastert. So hat bei mir allein das Einrichten des Postfachs zwei volle Werktage in Anspruch genommen. Gern gebe ich zu, dass ich nicht mit großen informatischen Fähigkeiten gesegnet bin. Trotzdem lagen die Probleme – Client wird nicht erkannt, Registrierung schlägt fehl, Karte wird nicht erkannt, Client wird wieder nicht erkannt, beA komplett down (und jetzt nochmal alle zusammen in Dauerschleife) – selbst nach Angabe des Supports beim beA selbst und waren bereits bekannt (aber nicht behoben). Entsprechend solltest du für die Ersteinrichtung etwas Zeit und viel Baldrian einplanen. Ich hätte zwischenzeitlich zumindest lieber Excel-Spreadsheets bearbeitet, das soll euch als Warnung genügen. Auf die immer noch vorherrschenden schwarz-weiß Ausdrucke seitens der Gerichte und Behörden aus dem beA, die der jeweiligen Papierakte teilweise sogar mehrfach beigefügt werden, müssen wir entsprechend an dieser Stelle gar nicht mehr eingehen.

Und herzlichen Glückwunsch, falls du die Registrierung endlich abgeschlossen hast und mit der aktiven Nutzung beginnen willst: Die Fehler treten übrigens weiterhin sporadisch auf – natürlich immer dann, wenn man weder Zeit noch Baldrian zur Hand hat. 😉

Welche Risiken sind bei der Nutzung des BeA zu beachten?

Da derzeit in den meisten Bereichen lediglich eine passive Nutzungspflicht besteht, nehmen viele Rechtsanwälte das beA (noch) nicht ernst. Es gibt allerdings einige Risiken, die du bei der passiven Nutzung bereits beachten solltest:

Bereits aktuell müssen Nutzer die über das elektronische System eingehenden Schriftstücke gegen sich gelten lassen. Problematisch ist hierbei, dass viele Anwälte noch nicht einmal erstregistriert sind und entsprechend die Voraussetzungen zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr noch gar nicht geleistet haben.

JurCase informiert:
Nach einer Auswertung des Softwaredienstleisters Wesroc waren Stand Oktober 2020 – also fast drei Jahre nach Einführung der passiven Nutzungspflicht – ca. 23 Prozent der Rechtsanwälte noch nicht erstregistriert und hatten entsprechend keinen Zugriff auf das beA.

Zu beachten ist hierbei insbesondere, dass nicht nur der Systembetreiber und die BRAK dies einsehen können. Vielmehr kann auch jeder andere beA-Nutzer die fehlende Erstregistrierung eines Kollegen einsehen. Diese Kollegen setzen sich nicht nur der Gefahr aus, seitens des Mandatsgegners erst recht über das beA angeschrieben zu werden, um Fristversäumnisse zu erreichen. Zudem verstößt ein Anwalt gegen seine berufsrechtliche Pflicht aus § 31a Abs. 6 BRAO.

JurCase informiert:
Mit Urteil des Anwaltsgerichtshofes Nürnberg, Urteil vom 06.03.2020 – AnwG I-13/19, wurde einer Rechtsanwältin ein Verweis erteilt und eine Geldbuße von 3.000 Euro auferlegt. Sie hatte trotz Aufforderung der Rechtsanwaltskammer Nürnberg im April 2019 ihr beA bis zur mündlichen Verhandlung nicht empfangsbereit eingerichtet.

Weiterhin ist eine ordnungsgemäße Urlaubsvertretung vorzuhalten. Die beA-Karte nebst PIN dürfen hierbei nicht an einen Kollegen weitergegeben werden. Stattdessen ist eine offizielle Vertretung bei der zuständigen RAK zu bestellen, die automatisch in das beA des Vertretenen eingetragen wird und Rechte entsprechend vergeben und beschränken kann. Der Vertreter kann alternativ auch über sein eigenes beA die Schriftsätze seines abwesenden Kollegen versenden oder einen Mitarbeiter beauftragen.

JurCase informiert:
Mit Urteil des Arbeitsgerichtes Lübeck, Az.: 6 Ca 679/19, wurde ein Schriftsatz eines urlaubsbedingt abwesenden Anwaltes nicht berücksichtigt, weil Unterzeichner und Übersender nicht identisch waren. Der Rechtsanwalt hatte seine beA-Karte nebst PIN an eine Kollegin weitergegeben, damit diese den Schriftsatz für ihn übermittle. Hierin sah das Gericht zudem eine „Kompromittierung der Karte“ aufgrund derer der Anwalt bis zur Änderung seiner PIN keine Schriftsätze mehr über das beA einreichen konnte.

Fazit

Durch das besondere elektronische Anwaltspostfach hat sich die anwaltliche Tätigkeit stark gewandelt. Die angedachte Beschleunigung des Rechtsverkehrs sowie die ressourcenschonende Arbeitstechnik werden zukünftig sicherlich positiv gewürdigt werden. Derzeit befindet sich das beA aber eher noch in der Beta-Testphase, in der die Stolpersteine die Vorzüge zumindest ausgleichen. Im Hinblick auf die verpflichtende deutschlandweite Nutzung ab dem 01.01.2022 wie auch die derzeitige passive Nutzungspflicht solltest du dir aber bereits jetzt mit der Nutzung vertraut machen. Aber denk an den Baldrian. 😉